Le titulaire du Baccalauréat Professionnel Secrétariat :

• accueille, oriente et renseigne les interlocuteurs qui présentent une demande,
• facilite l’intervention des membres de l’équipe qui doivent répondre à cette demande ou prendre les décisions appropriées,
• assure une logistique de communication et de coordination tant au niveau du traitement des demandes qu’au niveau de la vie du service,
• contribue à l’administration des moyens informatiques.

La diversité des tâches et l’interdépendance des intervenants nécessitent une planification et une organisation rigoureuses.

Les secrétaires sont étroitement associés aux activités des professionnels de service ou de l’entreprise et les assistent pour la prise en compte des contraintes administratives et d’organisation.

Ce métier nécessite de réelles compétences relationnelles, comportementales et d’organisation.

Dans toutes les situations où le titulaire de l’emploi agit en autonomie, il doit néanmoins rendre compte de son activité auprès du responsable du service, de l’unité ou de l’équipe.

Il doit produire avec rapidité une information et des documents de qualité en utilisant les outils bureautiques les mieux appropriés.

SECTEURS D’ACTIVITÉ

La très grande diversité des structures d’insertion (taille, secteurs d’activité, missions, statut…), ainsi que l’étendue du champ d’intervention des secrétaires, multiplient les trajectoires individuelles possibles.

Selon la taille de l’entreprise ou de l’établissement, l’organisation adoptée, les secrétariats sont spécialisés ou polyvalents. Dans tous les cas l’exigence de qualification tend à croître et les titulaires de l’emploi doivent s’impliquer davantage dans le processus de production de l’entreprise.

On relève également des emplois accessibles à cette qualification dans les administrations, les collectivités territoriales, les établissements publics, les associations.

EMPLOIS CONCERNÉS

Les emplois visés peuvent porter des dénominations variables en fonction du contexte de l’entreprise d’accueil.

On peut relever les appellations suivantes :

• secrétaire
• secrétaire spécialisé (commercial, d’accueil, service du personnel…)
• agent administratif (fonction publique),
• employé administratif,
• technicien des services administratifs

Les dénominations anciennes comme secrétaire dactylo ou sténodactylo tendent à régresser ou sont réservées à des emplois de moindre qualification.